3.1 Datos de Identificación

• Nombres y apellidos completos
• Número de cédula de ciudadanía o documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Lugar de nacimiento
• Fotografía (opcional, solo para identificación)

3.2 Datos de Contacto

• Dirección de residencia
• Números telefónicos (fijo y/o móvil)
• Correo electrónico
• Información de contacto de emergencia (opcional, solo si es necesario)

3.3 Datos de Salud Visual

• Historia clínica optométrica
• Resultados de exámenes visuales
• Diagnósticos oftalmológicos
• Prescripciones médicas
• Información sobre tratamientos y terapias visuales
• Datos sobre el uso de lentes y dispositivos ópticos
• Fotografías digitales de la zona ocular para toma de medidas (opcional, solo para productos específicos)

3.4 Datos Comerciales

• Historial de compras y servicios
• Preferencias de productos
• Información de facturación
• Datos de garantías y servicios posventa

3.5 Datos Digitales

• Dirección IP
• Información del navegador
• Cookies y tecnologías similares
• Historial de navegación en nuestro sitio web
• Interacciones en redes sociales

3.6 Datos de Menores de Edad

• Datos de identificación del menor
• Datos de los padres o tutores legales
• Información de salud visual específica para menores
• Autorización expresa de los representantes legales

3.7 Imágenes captadas por Videovigilancia

• Imágenes de las personas que ingresan o permanecen en las zonas vigiladas de nuestras instalaciones (clientes, pacientes, visitantes, proveedores y trabajadores)
• No se capta audio. Ver Sección 12.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

4.1 Servicios de Salud Visual

• Prestación de servicios optométricos y oftalmológicos
• Elaboración y mantenimiento de historias clínicas
• Seguimiento de tratamientos y terapias visuales
• Emisión de diagnósticos y prescripciones
• Programación de citas y recordatorios
• Coordinación con profesionales de la salud y laboratorios
• Toma de fotografías digitales para medidas precisas en productos específicos (con consentimiento expreso)
• Transferencia de datos biométricos oculares a laboratorios especializados para elaboración de lentes personalizados

4.2 Servicios Comerciales

• Venta de productos ópticos y accesorios
• Gestión de pedidos y entregas
• Procesamiento de pagos
• Manejo de garantías y servicios posventa
• Atención al cliente y soporte técnico

4.3 Comunicaciones y Marketing

• Envío de información sobre productos y servicios
• Comunicaciones promocionales y publicitarias
• Newsletters y boletines informativos
• Invitaciones a eventos y campañas de salud visual
• Encuestas de satisfacción

4.4 Gestión Administrativa

• Cumplimiento de obligaciones legales
• Facturación y contabilidad
• Gestión de cobros y cartera
• Atención de requerimientos de autoridades
• Análisis estadísticos y mejora de servicios

4.5 Seguridad y Tecnología

• Protección contra fraude
• Seguridad de sistemas informáticos
• Seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones mediante videovigilancia (Sección 12)
• Análisis de comportamiento web
• Mejora de la experiencia del usuario

5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS

El tratamiento de sus datos personales se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012. Su base es la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas (por ejemplo, el ingreso a una zona videovigilada con aviso visible). El silencio nunca se entiende como autorización. Para los datos sensibles y los datos de menores, la autorización es expresa y se solicita por separado.

Solo se tratan datos sin autorización en los casos que la ley exceptúa (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012), como:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Datos de naturaleza pública.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

6.1 Derecho de Acceso

• Conocer los datos personales que tratamos sobre usted
• Acceder a ellos de forma gratuita, al menos una vez por mes calendario

6.2 Derecho de Actualización y Rectificación

• Actualizar información personal desactualizada
• Rectificar información inexacta o errónea

6.3 Derecho a la Prueba de la Autorización

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos en que la ley no la exige

6.4 Derecho a ser Informado

• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos personales

6.5 Derecho de Revocación y Supresión

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando:
  • No sean necesarios para las finalidades
  • Haya vencido el periodo de tratamiento
  • Se hayan tratado sin respetar los principios, derechos y garantías legales

La revocación y la supresión no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, por ejemplo, las historias clínicas y la información de facturación (Sección 11).

6.6 Derecho a Presentar Quejas ante la SIC

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CiberOptica Cartagena SAS

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

Los derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado. Para ejercerlos, puede contactarnos mediante:

Su solicitud debe contener:

• Identificación completa del titular
• Descripción clara de la solicitud
• Documentos que soporten la petición
• Dirección de notificación

Tiempos de respuesta:

• Consultas: máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más, informando el motivo de la demora.
• Reclamos (actualización, rectificación, supresión o revocación): máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más, informando el motivo de la demora.
• Si el reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes. Si transcurren 2 meses sin que aporte la información, se entiende que desistió.

8. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

Para el tratamiento de datos de menores de edad:

• Requerimos autorización expresa de padres o tutores legales
• Los datos se utilizan exclusivamente para servicios de salud visual y, en el caso de las imágenes de videovigilancia, para la seguridad de las instalaciones
• Se garantiza especial protección, con respeto al interés superior del menor y a sus derechos fundamentales, conforme a la normativa vigente
• Los padres o representantes pueden ejercer todos los derechos en nombre del menor

9. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES

9.1 Transmisiones a encargados

Para prestar nuestros servicios, comunicamos datos a terceros que los tratan por nuestra cuenta, bajo un contrato de transmisión de datos:

• Laboratorios ópticos para la elaboración de productos, incluyendo ZEISS para productos específicos que requieren medidas digitales. Estos laboratorios pueden estar ubicados dentro o fuera de Colombia.
• Proveedores de servicios tecnológicos.

Cuando el encargado esté fuera de Colombia, verificamos que ofrezca niveles adecuados de protección o suscribimos un contrato de transmisión que garantice el cumplimiento de la ley colombiana.

9.2 Transferencias a otros responsables

Podemos transferir sus datos a:

• Entidades del sistema de salud (EPS, aseguradoras), cuando sea necesario para su atención
• Autoridades competentes, cuando sea requerido por ley

9.3 Garantías de Protección

• Todas las transmisiones y transferencias cumplen con niveles adecuados de protección
• Se establecen cláusulas contractuales de protección de datos
• No se realizan transferencias a países sin protección adecuada

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos:

10.1 Medidas Técnicas

• Encriptación de datos sensibles
• Firewalls y sistemas de seguridad informática
• Copias de seguridad periódicas
• Acceso restringido mediante autenticación

10.2 Medidas Administrativas

• Políticas internas de manejo de información
• Capacitación del personal en protección de datos
• Controles de acceso y auditorías regulares
• Procedimientos de respuesta a incidentes

10.3 Videovigilancia

Como medida de seguridad física de las personas, los bienes y las instalaciones, CiberOptica Cartagena SAS cuenta con un sistema de videovigilancia de cuatro (4) cámaras. El tratamiento de las imágenes se describe en la Sección 12.

11. CONSERVACIÓN DE DATOS

11.1 Datos de Salud

• Historias clínicas: 20 años (Resolución 1995 de 1999).
• Datos de consultas no incluidos en la historia clínica (agenda de citas, datos de contacto y recordatorios): durante la relación comercial + 5 años.

11.2 Datos Comerciales

• Información de ventas: 5 años
• Datos de facturación: 10 años (conservación de libros y papeles del comerciante, Código de Comercio)
• Datos de marketing: hasta revocación del consentimiento

11.3 Datos Web y Digitales

• Cookies: según configuración del usuario
• Logs de sistema: 1 año
• Comunicaciones digitales: 2 años

11.4 Videovigilancia

• Videograbaciones: máximo hasta 90 días, salvo que sean necesarias como prueba en un proceso administrativo o judicial, caso en el cual se conservan hasta su culminación.

12. TRATAMIENTO DE IMÁGENES MEDIANTE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Esta sección aplica a clientes, pacientes, visitantes, proveedores y trabajadores que ingresan a nuestras instalaciones.

12.1 Responsable

CiberOptica Cartagena SAS, NIT 901688700-9, con domicilio en Urbanización La Castellana, Cra. 68 # 31-39 Piso 2 Local 4, Cartagena de Indias.

Contacto para consultas y reclamos: contacto@ciberoptica.com y 3137157684.

12.2 Qué datos se recolectan

Imágenes de las personas que ingresan o permanecen en las zonas vigiladas, captadas por cuatro (4) cámaras debidamente señalizadas:

• Tres (3) cámaras interiores, dirigidas a la recepción, la sala de espera y los exhibidores de producto.
• Una (1) cámara exterior, orientada hacia la entrada.
• Las cámaras no registran audio ni se utilizan para reconocimiento facial.

12.3 Finalidades

• Garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
• Prevenir y esclarecer incidentes.
• Atender reclamaciones de clientes y terceros.
• Verificar el cumplimiento de las normas internas de la empresa.
• Entregar las imágenes a las autoridades competentes cuando las requieran.

12.4 Ubicación

Las cámaras no se instalan en baños, consultorios ni en espacios que afecten la intimidad de las personas.

12.5 Autorización y aviso

La autorización se entiende otorgada mediante conducta inequívoca: el ingreso a la zona videovigilada, una vez informado por los avisos visibles en la entrada exterior y en la recepción. Si no desea ser grabado, puede abstenerse de ingresar.

Los avisos indican que el lugar está videovigilado, quién es el responsable (CiberOptica Cartagena SAS), que la finalidad es la seguridad de personas y bienes, y dónde consultar esta política (www.ciberoptica.com) y ejercer sus derechos (contacto@ciberoptica.com).

12.6 Acceso y conservación

• Las grabaciones son de acceso restringido a la Gerencia.
• Se conservan por un máximo de treinta (30) días y luego se eliminan.
• Si son necesarias como prueba en un proceso administrativo o judicial, se conservan hasta su culminación.

12.7 Derechos del titular

Usted puede conocer el tratamiento de su imagen, solicitar prueba de la autorización, pedir copia de las grabaciones en las que aparezca (resguardando la imagen de terceros), ser informado de su uso, solicitar la supresión y revocar la autorización cuando proceda, y presentar queja ante la SIC, conforme a la Ley 1581 de 2012. La supresión no procede mientras las imágenes deban conservarse como prueba. Escriba a contacto@ciberoptica.com; los tiempos de respuesta son los de la Sección 7.

12.8 Menores de edad

Las imágenes de menores de edad se tratan únicamente para la seguridad de las instalaciones, con respeto a su interés superior. Sus padres o representantes pueden ejercer los derechos en su nombre.

13. DATOS DE TRABAJADORES, CANDIDATOS Y PROVEEDORES

Esta sección aplica a las personas que se postulan a una vacante, trabajan para CiberOptica Cartagena SAS o le prestan servicios o suministran productos. Sus derechos y el procedimiento para ejercerlos son los de las Secciones 6 y 7.

13.1 Datos que recolectamos

• Identificación y contacto
• Hoja de vida, formación y experiencia laboral (candidatos y trabajadores)
• Datos para la vinculación y la nómina: afiliaciones a seguridad social e información bancaria
• Datos de salud ocupacional, como los exámenes médicos laborales (datos sensibles)
• Datos de proveedores: razón social, NIT o cédula, contacto, datos bancarios y tributarios
• Imágenes captadas por videovigilancia (Sección 12)

13.2 Finalidades

• Selección y contratación de personal
• Ejecución de la relación laboral o contractual y pago de nómina, honorarios y proveedores
• Cumplimiento de obligaciones con la seguridad social, las autoridades laborales y tributarias
• Gestión de seguridad y salud en el trabajo
• Seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones

13.3 Conservación

• Durante la relación laboral o contractual y por el tiempo adicional que exijan las normas laborales, de seguridad social, tributarias y comerciales.
• Hojas de vida de candidatos no seleccionados: hasta el cierre del proceso de selección, salvo que el candidato autorice conservarlas para futuras vacantes.

13.4 Datos sensibles

Los datos de salud ocupacional son sensibles. Su tratamiento requiere autorización explícita y se limita a lo que exige la ley.

14. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS WEB

Nuestro sitio web utiliza cookies para:

• Mejorar la experiencia de navegación
• Recordar preferencias del usuario
• Analizar el tráfico web
• Personalizar contenido y publicidad

Puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad del sitio.

15. COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

15.1 WhatsApp Business y Mensajería

• Utilizamos WhatsApp Business para atención al cliente
• Las conversaciones pueden ser almacenadas para calidad del servicio
• Puede solicitar la eliminación de conversaciones

15.2 Comunicaciones comerciales (correo, WhatsApp y otros canales)

• Solo enviamos comunicaciones comerciales a quienes han autorizado y por los canales que usted autorice.
• Los enviamos dentro de los horarios que permite la ley: lunes a viernes de 7:00 AM a 7:00 PM y sábados de 8:00 AM a 3:00 PM, nunca domingos ni festivos (Ley 2300 de 2023).
• Incluimos una forma sencilla de dejar de recibirlos en cada mensaje, y puede pedirnos suspenderlos en cualquier momento.
• No condicionamos la venta ni el servicio a que usted acepte mensajes comerciales no relacionados con lo que adquiere.
• Segmentamos envíos según preferencias declaradas.

15.3 Redes Sociales

• Interacciones en nuestras redes sociales se rigen por las políticas de cada plataforma.
• Podemos consultar la información pública que usted publique en nuestros perfiles (comentarios, mensajes y reacciones) únicamente para responder sus solicitudes, medir el desempeño de nuestro contenido y mejorar nuestra atención.

16. CANAL DE ATENCIÓN

17. AUTORIDAD DE CONTROL

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad competente para la protección de datos personales en Colombia. La queja ante la SIC procede solo después de haber presentado la consulta o el reclamo a CiberOptica Cartagena SAS.

18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Esta política puede ser modificada. Los cambios sustanciales se comunican a los titulares antes de aplicarse, mediante:

• Publicación en nuestro sitio web
• Notificación por correo electrónico
• Aviso en nuestras instalaciones físicas

19. VIGENCIA

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta ser modificada o derogada.

20. CONSENTIMIENTO

Al utilizar nuestros servicios, proporcionar sus datos personales o continuar navegando en nuestro sitio web, usted manifiesta haber leído, entendido y aceptado los términos de esta Política de Privacidad y autoriza el tratamiento de sus datos personales comunes conforme a lo establecido.

Para los datos sensibles y los datos de menores de edad, la autorización es expresa y se obtiene por separado. Esto incluye las historias clínicas, los resultados de exámenes y las fotografías oculares. 

Fecha de última actualización: 15 de octubre de 2026

CiberOptica Cartagena SAS – NIT: 901688700